Warum (KI-)Projekte immer wieder scheitern

Es ist nicht zum Aushalten! Du hast alles gemäß Lehrbuch des Projektmanagements gemacht, dennoch läuft Dein Projekt nicht. Den anfänglichen Zeitplan hast Du bereits mehrfach verlängert, das geplante Budget wird bei weitem nicht ausreichen, Dein Projekt-Sponsor klagt über fehlende Zwischenerfolge und das Projektteam ist frustriert. Was nach einer Katastrophe klingt, gehört in vielen Unternehmen zum Alltag.

Immer wieder kommen Studien im wesentlichen zum Ergebnis, dass nur ca. jedes achte Unternehmensprojekt die Erwartungen erfüllt und die gesteckten Projektziele voll erreicht. Eine Studie berichtete z. B., dass bei 38 Prozent von 250 befragten Unternehmen Projekte komplett gescheitert sind oder maximal 50 Prozent der Ziele erreicht haben. Fast die Hälfte aller Projekte verläuft komplett im Sande oder wirkt sich wertvernichtet auf den Unternehmenserfolg aus.

Eine Untersuchung von knapp 1.000 Großprojekten kommt zu dem  Fazit, dass neun von zehn Projekten das ursprüngliche Budget überschreiten und den anfangs entworfenen Zeitplan nicht einhalten. Im Schnitt lagen die tatsächlichen Kosten um 55 Prozent über dem ursprünglichen Budget. 

„Blind Spots“ der Unternehmen sind vor allem Wille und die Bereitschaft einer Organisation und ihrer Mitarbeiter, sich wirklich nachhaltig auf den Pfad der Veränderung zu begeben. Wer kennt das nicht: Wann verlassen wir euphorisch und bereitwillig unsere Komfortzone und machen uns auf zu neuen Ufern. Wir sprechen von menschlichem Verhalten, aus dem in ambitionierten Projekten schnell Fallstricke werden können, weil sie die eigentlichen Projektziele unterlaufen.

Vor allem in komplexen, technisch anspruchsvollen und den meisten großen Projekten vertiefen sich Management und Projektteam zu sehr in eine „Klein-Klein-Planung“ anstatt sich in kleinen Schritten auf die Umsetzung zu konzentrieren. Wer liefert was und wann? Wie viel Budget ist für welche Aktivität nötig? Wie werden die Meilensteine angeordnet? Wie sieht die Projektorganisation exakt aus? Wer entscheidet mit wem und wann? Doch die ausgefeilteste Projekt-Governance und -planung  suggeriert schnell eine perfekte Scheinwelt, die in der Realität  selten besteht. Anders gesagt: Was in PowerPoint kontrollierbar scheint, gestaltet sich im Projektalltag fast immer anders.

Situationen sind meist komplexer, als sie sich anfänglich in der Planung darstellen. Gleichzeitig suchen Projektteams, für ihre Pläne die Unterstützung des Managements. Ausufernde Verweise auf mögliche Komplexitäten und deutliche Risiken wären da eher kontraproduktiv. Die Realität wird allerdings jeden Projektleiter schnell einholen, der sich nicht ausreichend mit der Komplexität beschäftigt.

Die Kernaufgabe modernen Managements besteht darin, ein multidimensionales Puzzle in einem sich ständig verändernden Umfeld zu lösen. Übliche Standardtools für das Projektmanagement bleiben unabdingbar. Doch die tendenziell eher steigende Komplexität von Projekten erfordert ergänzende, flexiblere Werkzeuge, die Unternehmen in die Lage versetzen, während der gesamten Projektdauer angemessene und schnelle Entscheidungen im jeweiligen Kontext zu treffen. Dazu gehören neue Analysemethoden und agile Ansätze, inkrementelle Entwicklungsschleifen, angemessene Entscheidungskompetenzen, punktuelle Beschleunigung von Entscheidungsprozessen und ein multidisziplinäres Projektteam mit erfahrenen Projektleitern und idealerweise auch Change Managern.

Je präziser ein Unternehmen das Zielszenario beschreibt, desto besser lässt sich ein Projekt steuern – und umso größer wird die Wahrscheinlichkeit, am Ende erfolgreich zu sein. Ein Zielszenario das nur allgemein gehaltene Vorhaben wie „mehr Kundenorientierung“ oder „schnellere Entscheidungsprozesse“ beinhaltet, ist unzureichend. Setze einen realistischen Zielkorridor, den Du durch Dein Projekt erreichen möchtest.

Benötigst Du Hilfe bei der Ausarbeitung Deiner Projektziele? Ich unterstütze Dich gerne bei der Problemanalyse und der anschließenden Zieldefinition. Du kennst die Methoden modernen Projektmanagements aus der Theorie, Dir fehlt jedoch praktische Erfahrung in der Umsetzung? Externe Projektleiter und Change Manager verfügen über langjährige Erfahrung im Projektmanagement und unterstützen Dich nicht nur beratend, sondern ganz konkret bei der Umsetzung. Die passenden Führungskräfte und Fachexperten für Dein Projekt findest Du in meinem Netzwerk. Sprich mich gerne an!